Groei zakelijk, persoonlijk & financieel

Mail aan het begin van je dag? Nooit aan beginnen

17 april 2017  |   door Annemieke Tissink

Deze week een gastblog van Joyce Bilal-Hovestad over je het gebruik van je mail. Zij is professional organizer bij Organiseren met effect en helpt ondernemers die worstelen met overzicht en structuur zodat ze minder werkdruk ervaren en tijd overhouden. 


Geen idee wat de a was. Of de b. Of een g-akkoord. Ik voelde me als een klein meisje in groep 3. Alles was nieuw voor me.

Het leek zo mooi. Met de pianoleraar om de hoek, geen vast werk en dus genoeg tijd om te oefenen. En pianospelen was iets wat ik altijd al had willen leren. Het begin was al moeilijk, want ik kende geen noot. Als kerkganger weet ik wel of ik omhoog of omlaag moet. Of een noot lang of kort duurt. Maar vraag me niet welke noot het is. Het advies was om elke dag een half uur te oefenen. En daar ging het mis.

’s Ochtends als de kinderen de deur uit waren, ruimde ik de ontbijtboel op, haalde de vaatwasser leeg, zette de wasmachine aan, ruimde wat op en deed een boodschap. En voor ik het wist was het 12 uur en kwamen de kinderen weer thuis. ’s Middags rolde ik ook van het ene klusje in het andere. En voor ik er erg in had, lagen de kinderen op bed en had ik geen noot gespeeld.

Het lukte me een paar weken om mijn dag te beginnen met pianospelen. Mijn spel ging met sprongen vooruit. Ik oefende, dus ik leerde. Maar al gauw verslapte dat en stokte mijn spel. Na een jaar ben ik er mee gestopt. Ik gunde mezelf niet de rust en de concentratie die de piano van me vroeg.

Hoe vaak ziet jouw werkdag er net zo uit? Wij zijn geneigd om onze werkdag te starten met e-mail. Zodra je een mail opent, rol je van de ene klus in de andere. Verzoeken om terug te bellen, uitzoekklussen, aanmeldingen voor een themadag die je organiseert, een bevestiging van de bestelde inktcartridges, nieuwsbrieven, een interessant e-book met 15 social-media-tips etc. Voor je het weet is het 12 uur en ben je nog steeds niet met je eigen werk -jouw pianospel – begonnen.

Maar e-mail is toch ook werk?

Zeker. Maar het moet niet zo zijn dat je bijna een derde van je werktijd met e-mail bezig bent. Zonde van je tijd. Dat kan echt anders. Alle tijd die je aan e-mail besteedt, gaat ten koste van taken die volledige aandacht van je vragen.

Waar moet ik dan mijn dag mee beginnen?

Met een concentratieklus. Voor welke taak moet je echt even rustig gaan zitten? Begin daarmee. Het geeft een heerlijk gevoel als je om half twaalf al een blogartikel af hebt, een marketingactie hebt uitgewerkt of een projectplan hebt geschreven. Die euforie werkt de hele dag door. Aan het eind van de dag ga je met een voldaan gevoel naar huis.

Wanneer doe ik dan mijn e-mail?

Op vaste momenten. Mail kun je prima doen als je concentratie minder is. Kies maximaal 2 momenten op een dag. Bijvoorbeeld aan het eind van de ochtend en middag. Niet te lang. Met een half uur aan je mail werken, kom je een heel eind.

Ja, doeg. Twee keer een half uur is veel te weinig voor mij.

Dat lukt ook alleen als je mailbox op orde is. Zonder overzicht slaag je daar inderdaad niet in. Ik schreef eerder blogs over hoe je een overzichtelijke inbox krijgt én houdt. Begin daarmee.

“Voor mijn werk moet mijn mailbox de hele dag open staan.”

Ik werkte eens met een drukker samen: Jaap. Zijn mailbox stond de hele dag open. Klanten kregen per omgaande antwoord van hem. Dat verwachtten ze ook, omdat dat altijd zo was geweest. Als een reactie te lang duurde, belden ze hem op: “Ben je vrij of ziek, Jaap?”. Blij was Jaap niet met deze situatie, want hij kwam niet aan ander werk toe.

Inmiddels zit Jaap niet meer de hele dag achter zijn mail. Wel vaker dan 2 keer per dag. Maar vooral om proefdrukken te controleren, want dan kan hij weer verder. Maar hij reageert nog maar één keer per dag op mails van klanten. Daardoor heeft hij heeft weer tijd voor andere taken.

Maar wat als mijn klanten hun input laat inleveren?

Een kwestie van opvoeden. Laat het niet zo zijn dat jouw klanten bepalen wanneer je wat doet. Andersom werkt een stuk prettiger. Wees duidelijk naar je klant wanneer zijn input uiterlijk binnen moet zijn. En die ene klant die toch niet wil luisteren? Tja, dat mag je zelf bepalen. Als de rest het maar wel op tijd inlevert.

Sommige mails kosten zoveel tijd, dat red ik niet in een half uur.

Dat kan. Er zijn mails waar je echt even voor moet zitten, die veel tijd kosten. Maak een schatting van de tijd die je kwijt bent en plan de benodigde tijd in. Pas op voor ‘dat doe ik even’. Eén van de grotere valkuilen bij het maken van een planning.

Meer weten over Joyce Bilal-Hovestad en haar bedrijf Organiseren met effect? Lees hier haar meer van haar blogs.


Jouw reactie op Mail aan het begin van je dag? Nooit aan beginnen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *


css.php