afscheidneemteam

Afscheid nemen van teamleden in je bedrijf

22 februari 2021   |   door Annemieke Tissink

Het lijkt in de lucht te zitten. De zon laat zich zien en ondernemers beginnen met de voorjaarsschoonmaak. Niet per se letterlijk, maar vooral in het afscheid willen nemen van bepaalde zaken. We kregen in de afgelopen week met name veel vragen over of mensen het beste een samenwerking met een externe partij wel of niet moesten opzeggen. In het Engels zeggen ze vaak: breaking up is hard to do… en dat is ook voor ondernemers het geval!

 

Als ondernemer huur je mensen in om je bedrijf te laten groeien en misschien zelfs sommige delen compleet uit handen te geven: je virtuele assistent, websiteontwerper en grafisch ontwerper, tekstschrijver, accountant en boekhouder. Maar wat doe je als hun werk niet op orde is of als ze constant hun deadlines missen?

 

Van kwaad tot erger

Vaak beginnen de problemen klein en lijkt het niet zo belangrijk. Maar vergis je niet… kleine problemen kunnen tot andere (grotere) problemen leiden, dus zelfs als dingen klein lijken, kunnen ze uiteindelijk grote gevolgen hebben. Jouw reputatie is afhankelijk van de kwaliteit van het werk dat je doet. Alle mensen die je inhuurt, moeten hetzelfde niveau hebben (of het liefst beter dan je het zelf zou doen!). Als je hoge kwaliteit van jezelf eist, mag je dat ook van je teamleden vragen. Het begint natuurlijk met het gesprek hierover aangaan. Maar soms helpt het niet om iemand te wijzen op dingen die beter kunnen of die je liever anders ziet. Ze zeggen ja, maar doen nee. Dan is het tijd voor de volgende stap…

 

Een belangrijk verschil

Een samenwerking met een freelancer of andere partner opzeggen is nooit gemakkelijk, maar het helpt om te weten waarom en hoe je het moet doen. Houd er rekening mee dat het ontslaan van een werknemer andere juridische gevolgen met zich meebrengt, dus neem contact op met een jurist als je hiervoor komt te staan. Als je een schriftelijk contract met iemand hebt, lees dit dan van tevoren door en zorg ervoor dat je de voorwaarden van de overeenkomst begrijpt als het gaat om het beëindigen van de overeenkomst.

 

Begin met het waarom

Er zijn veel redenen om afscheid te nemen van iemand die voor je werkt. Maar vaak is het wel heel moeilijk om de daadwerkelijke stap te zetten. Het helpt om duidelijk voor ogen hebben waarom het tijd is om iemand te laten gaan. Maak een lijst met dingen die niet goed gaan en wees specifiek.

Hier zijn enkele voorbeelden:

  • Er worden te veel fouten gemaakt.
  • Er is sprake van onethisch gedrag dat een slechte weerslag heeft op jouw bedrijf.
  • De voorwaarden van jullie schriftelijk contract of mondelinge overeenkomst worden continu niet nageleefd.
  • De facturen zijn vaak hoger dan afgesproken.
  • Er gebeuren dingen zonder jouw toestemming die een sterke negatieve impact hebben op jouw bedrijf of reputatie.
  • Anderen worden slecht behandeld, inclusief collega’s, collega’s en klanten.
  • Iemand heeft niet de juiste skilss om het werk te doen waarvoor hij/zij is aangenomen, ook al is er verteld dat dit wel zo is.

 

Bescherm jezelf

Ook al wil je werken vanuit vertrouwen en het goede zien in de mens, toch is het goed om jezelf te beschermen. Zorg dat je wachtwoorden (en indien nodig creditcardnummers) of andere persoonlijke informatie waartoe ze toegang hebben wijzigt. Bijvoorbeeld wachtwoorden voor je website, sociale media accounts, webhosting, webshop, bankrekeningen, enz. Zorg ervoor dat je een kopie hebt van alle papieren documenten en elektronische bestanden (zoals websitebestanden, word-documenten, enz.) voordat je afscheid neemt van iemand. Je wilt het natuurlijk harmonieus laten verlopen, maar niet iedereen reageert goed op het einde van een samenwerking. Als het echt gaat om grensoverschrijdend gedrag en iemand heeft een sleutel van je huis of kantoor, overweeg dan nieuwe zelfs sloten. Hoewel de meeste mensen netjes zullen reageren, voel je soms van tevoren aan dat het best wel eens vervelend zou kunnen gaan worden.

 

Hoe beëindig je het?

Plan een afspraak om met de persoon te spreken op een moment dat je niet gestoord zult worden. Liefst persoonlijk, maar via de telefoon of via Zoom/Skype/Teams kan ook als dat noodzakelijk is. Doe het in elk geval niet via Whatsapp, iemands sociale media of via de e-mail.

Hier zijn enkele tips om mee te nemen:

  • Wees duidelijk over wat er precies mis is. Geef voorbeelden.
  • Verzamel ‘bewijs’ over de keren dat je iemand al eerder vroeg om het werk of gedrag te veranderen. Herinner hem/haar eraan dat je eerder met elkaar hebt gesproken over wat niet voor goed werkte.
  • Wees duidelijk en professioneel.
  • Laat je niet meeslepen in een emotionele reactie. Sommige mensen huilen, schreeuwen of zeggen helemaal niets meer. Sommige mensen gaan niet goed om met afwijzing, ook al heb je al eerder met ze gesproken over ontevredenheid over hun werk. Sta ze toe om te reageren zonder dat je hoeft mee te gaan in de emoties.
  • Geef niet toe en neem ze opnieuw aan. Vooral niet als er al vaker verbetering is beloofd. Sommige mensen zullen smeken – of erger nog – om hun positie bij jou terug te krijgen. Wees standvastig en blijf nee zeggen.

 

Hoe voorkom je dit in de toekomst?

Natuurlijk wil je dit voorkomen. Dus als je met iemand gaat samenwerken, stel dan eerst een functiebeschrijving op met alle taken je wilt hebben uitgevoerd. Maak ook een lijst met kwaliteiten die iemand verwacht: nauwkeurigheid, tijdigheid, open / duidelijke communicatie. Baseer dit op de kernwaarden van je bedrijf. Vertaal deze ook echt in gedrag. Neem in deze lijst ook de vaardigheden op die ze moeten bezitten om bepaalde taken uit te voeren en projecten op te pakken.

 

This is how we do it!

Zorg ook voor een beschrijving van je processen en procedures, zodat iemand weet hoe de dingen worden gedaan binnen je bedrijf. Dit helpt iemand snel op weg door jouw business. Als je denkt dat het niet nodig is om te doen of je geen tijd hebt om dit allemaal te documenteren, vraag jezelf dan af: heb je dan wel zin en tijd om constant iemands fouten te moeten herstellen?

 

Blijf in gesprek

Ga in de toekomst bij elke slecht uitgevoerde taak of miscommunicatie in gesprek met iemand. Stel het niet uit in de hoop dat iemand het wel weet of het zelf wel zal oplossen. Als je geluk hebt, zullen deze onmiddellijke interventies over het werk ervoor zorgen dat een samenwerking langdurig kan blijven doorgaan en continu verbetert. Soms is het even door de zure appel heen bijten, maar uiteindelijk doe je het met de beste intenties!

 

Succes!

" There are no quick wins in business.
It takes years to become an overnight success "

 

Richard Branson

Blaadje